ในธุรกิจเรามักจะต้องเร่งการสนทนาและการทำธุรกรรมกับลูกค้าแต่ไม่ควรใช้ทางลัดการสนทนาบางรายการ

ขอบคุณข้อความ คำย่อและคำย่อจึงแพร่หลายมากขึ้นกว่าที่เคยเรามองหาทางลัดเกือบทุกครั้ง ไม่ว่าจะส่งอีเมล แชทออนไลน์ พูดคุยกับลูกค้า หรือส่งข้อความหาพวกเขา

แต่ภาษาตัวย่อก็มีอันตราย ในหลายกรณี ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานอาจไม่เข้าใจเวอร์ชันที่สั้นกว่า ทำให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดและพลาดโอกาสในการสร้างประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมลูกค้าอาจรู้สึกเหมือนคุณกำลังพูดถึงอยู่ด้านบน ด้านล่าง หรือรอบๆ พวกเขา

ในระดับธุรกิจ “การพูดคุยด้วยข้อความ” ถือว่าไม่เป็นมืออาชีพในเกือบทุกสถานการณ์ นอกเหนือจากการล้อเล่นผ่านโทรศัพท์มือถือ

จากการสำรวจของ Center for Talent Innovation (CTI) พบว่าการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่ไม่ดีกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานอาจเป็นอันตรายต่ออาชีพการงานได้(หมายเหตุ: เมื่อต้องใช้ตัวย่อ ประโยคก่อนหน้าคือ ตัวอย่างวิธีการทำให้ดี ให้อ้างอิงชื่อเต็มในตอนแรก ใส่ตัวย่อในวงเล็บ และใช้ตัวย่อตลอดข้อความที่เหลือ)

ดังนั้น เมื่อต้องสื่อสารกับลูกค้าผ่านช่องทางดิจิทัล ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง:

ข้อความพูดคุยอย่างเคร่งครัด

คำที่เรียกว่าหลายคำเกิดขึ้นพร้อมกับวิวัฒนาการของอุปกรณ์มือถือและข้อความตัวอักษรOxford English Dictionary ยอมรับคำย่อของข้อความทั่วไปบางคำ เช่น LOL และ OMGแต่ไม่ได้หมายความว่าเหมาะสำหรับวัตถุประสงค์ในการสื่อสารทางธุรกิจ

หลีกเลี่ยงคำย่อที่ใช้บ่อยที่สุดเหล่านี้ในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์:

• BTW - “โดยทางพวกเขา”
• ฮ่าๆ – “หัวเราะออกมาดังๆ”
• ยู – “คุณ”
• โอ้พระเจ้า – “โอ้พระเจ้า”
• ขอบคุณ – “ขอบคุณ”

หมายเหตุ: เนื่องจาก FYI มีอยู่ในการสื่อสารทางธุรกิจมานานก่อนการส่งข้อความ ส่วนใหญ่จึงยังเป็นที่ยอมรับได้นอกเหนือจากนั้น แค่สะกดสิ่งที่คุณต้องการพูดจริงๆ

เงื่อนไขที่ไม่ชัดเจน

พูดหรือเขียน ASAP และ 99% ของคนเข้าใจว่าคุณหมายถึง “โดยเร็วที่สุด”แม้ว่าความหมายจะเป็นที่เข้าใจกันทั่วโลก แต่จริงๆ แล้วมีความหมายน้อยมากความคิดเห็นของคนคนหนึ่งเกี่ยวกับ ASAP มักจะแตกต่างไปจากคนที่ให้สัญญาไว้ค่อนข้างมากลูกค้าคาดหวังเสมอว่า ASAP จะเร็วกว่าที่คุณสามารถส่งมอบได้

เช่นเดียวกับ EOD (สิ้นสุดวัน)วันของคุณอาจสิ้นสุดเร็วกว่าลูกค้ามาก

นั่นเป็นเหตุผลที่ควรหลีกเลี่ยง ASAP, EOD และตัวย่อที่คลุมเครืออื่นๆ: NLT (ไม่เกิน) และ LMK (แจ้งให้เราทราบ)

ศัพท์เฉพาะของบริษัทและอุตสาหกรรม

“ASP” (ราคาขายเฉลี่ย) อาจเป็นที่นิยมในที่ทำงานของคุณพอๆ กับคำว่า “พักเที่ยง”แต่อาจมีความหมายเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีความหมายต่อลูกค้าเลยศัพท์เฉพาะและคำย่อใดๆ ที่พบบ่อยสำหรับคุณ ตั้งแต่คำอธิบายผลิตภัณฑ์ไปจนถึงหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐบาล มักจะเป็นภาษาที่แปลกสำหรับลูกค้า

หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะในการพูดอย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเขียน คุณสามารถปฏิบัติตามกฎที่เรากล่าวไว้ข้างต้นได้: สะกดครั้งแรก ใส่ตัวย่อในวงเล็บ และใช้ตัวย่อเมื่อกล่าวถึงในภายหลัง

จะทำอย่างไร

ภาษาทางลัด — ตัวย่อ คำย่อ และศัพท์เฉพาะ — ในข้อความและอีเมลสามารถใช้ได้ในบางสถานการณ์เพียงคำนึงถึงหลักเกณฑ์เหล่านี้:

เขียนเฉพาะสิ่งที่คุณจะพูดออกมาดัง ๆคุณจะสาบานว่าจะพูดว่า LOL หรือแบ่งปันบางสิ่งที่เป็นความลับหรือส่วนตัวกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าหรือไม่?อาจจะไม่.ดังนั้นอย่าให้สิ่งเหล่านั้นเป็นการสื่อสารแบบมืออาชีพที่เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย

ดูน้ำเสียงของคุณคุณอาจจะเป็นมิตรกับลูกค้าแต่คุณอาจจะไม่ใช่เพื่อน ดังนั้นอย่าสื่อสารเหมือนกับเพื่อนเก่านอกจากนี้ การสื่อสารทางธุรกิจควรฟังดูเป็นมืออาชีพเสมอ แม้ว่าจะอยู่ระหว่างเพื่อนก็ตาม

อย่ากลัวที่จะโทรแนวคิดเรื่องการส่งข้อความและอีเมลส่วนใหญ่คืออะไร?ความกะทัดรัดหากคุณต้องการถ่ายทอดมากกว่าหนึ่งความคิดหรือสองสามประโยค คุณก็ควรโทรออก

ตั้งความคาดหวัง.แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขาจะตอบกลับทางข้อความและอีเมลจากคุณเมื่อใด (เช่น คุณจะตอบกลับในช่วงสุดสัปดาห์หรือนอกเวลาทำการ)

คัดลอกจากแหล่งข้อมูลอินเทอร์เน็ต